Panduan Mengelola Arsip

Panduan Mengelola Arsip

Table of Contents

1. Mengapa Penting Mengelola Arsip?
2. Apa itu Arsip?
3. Bagaimana Tahapan Mengelola Arsip?

 

MENGAPA PENTING MENGELOLA ARSIP?

Setiap hari kita pasti menciptakan arsip. Baik secara tekstual ataupun non tekstual. Tidak sedikit dari kita yang meremehkan arsip. Padahal arsip sangat penting untuk dikelola dengan rapih sebagai bentuk penyimpanan seorang individu, perusahaan ataupun organisasi.

Berikut adalah arti penting pengelolaan arsip

• Bahan perencanaan
• Operasionalisasi
• Audit
• Evaluasi
• Akuntabilitas
• Memori kolektif institusi dan bangsa

 

APA ITU ARSIP?

Menurut Pasal 1 ayat 2 UU No 43 tahun 2009 arsip adalah segala rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh organisasi / masyarakat.

Terdapat 4 macam bentuk arsip, yaitu:

1. 1. Arsip Tekstual: surat, kuitansi
   2. Arsip Audio visual: gambar statik, citra bergerak, rekaman suara, foto, film, video, kaset
   3. Arsip Kartografik: Flow chart
   4. Arsip Elektronik : Soft file

Adapun arsip dikategorikan menjadi 2 jenis, yaitu: dinamis dan statis

-> Arsip Dinamis : Arsip yang digunakan secara langsung dalam keadaan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu terntentu

Arsip dinamis dibagi menjadi 3 macam jenisnya, yaitu:

• Arsip Aktif: frekuensi penggunaan tinggi, terus menerus
• Arsip Vital: Persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
• Arsip Inaktif  : frekuensi penggunaannya telah menuru

-> Arsip Statis: Arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis yang berkaitan dengan kelangsungan hidup suatu negara disebut sebagai Arsip Terjaga

Setidaknya arsip memiliki karakteristik sebagai berikut, yaitu:

• Autentik = Terjamin keasiliannya
• Utuh = Terpenuhi kelengkapan rekamannya
• Terpercaya = Tervalidasi kebenaran datanya

Berdasarkan standar internasional, pengelolaan arsip diatur melalui ISO 9001:2015 pada klausa 4.4.2 mengenai sistem manajemen mutu (keharusan mengelola arsip dan mengendalikan dokumen), dan 7.5.3 pengendalian Informasi terdokumentasi.

Adapun klausa ISO 9001:2015 pada klausa 7.5.3 terdiri dari

• 7.5.3.1 = bahwa semua dokumen harus dikendalikan (tersedia dan sesuai, serta cukup terlindungi).
• 7.5.3.2 = bahwa dokumen harus diatur cara distribusi, akses, pengambilan, dan penggunaan; cara penyimpanan dan pengawetan, termasuk pelestarian keterbacaan; cara pengendalian perubahan; retensi (penyimpanan) dan disposisi (pemusnahan).

Sementara itu, pengelolaan arsip diatur yang pada Standar ISO 15489 mencakup konsep dan prinsip dalam penciptaan, penyimpanan, dan manajemen arsip.

BAGAIMANA TAHAPAN MENGELOLA ARSIP??

Secara ringkas tahapan pengelolaan arsip, sebagai berikut:

1. Klasifikan setiap nama dokumen arsip berdasarkan fungsinya. Buat kode unik di arsip yang disimpan
2. Perhatikan lokasi penyimpanan arsip. Upayakan arsip yang paling sering digunakan terjangkau dengan penanggung jawab arsip.
3. Pastikan seluruh arsip terupdate setiap waktu bila ada yang dimusnahkan ataupun ditambahkan

Pembuatan SOP Manajemen Pengelolaan Kearsipan sesuai dengan ketentuan ISO 15489 dan alur proses internal

• Panduan Penciptaan Arsip

1. Ketentuan dan langkah yang dilakukan ketika arsip pertama kali diciptakan
2. Alur penciptaan arsip
3. Pencatatan informasi penciptaan arsip

• Panduan Proses Pendataan Arsip

1. Ketentuan dan langkah-langkah proses pencatatan arsip yang sudah tercipta dimulai dari lokasi penyimpanan arsip, kondisi arsip, jadwal retensi arsip, status arsip
2. Proses penentuan aturan baku kode arsip, kode lokasi arsip, dan kode status arsip

• Panduan proses klasifikasi arsip

1. Pembuatan klasifikasi arsip seluruh unit kerja berdasarkan proses kerja dan terciptanya arsip dengan melihat data dari hasil observasi dan diskusi dengan setiap unit di lapangan.
2. Pembuatan jadwal retensi arsip
3. Pembuatan standar baku kode klasifikasi arsip
4. Penentuan standar pemberkasan arsip dimulai dari pelabelan arsip sesuai klasifikasi arsip sampai pemberian kode klasifikasi arsip

• Panduan Record Center

1. Pembuatan ketentuan Record Center
2. Pembuatan alur proses aktivitas record center
3. Pembuatan ketentuan pencatatan record center

• Panduan proses tanggap darurat arsip

1. Ketentuan dan alur proses manajemen risiko dan ketentuan penanganannya untuk seluruh proses pengelolaan arsip

• Panduan alih media arsip

1. Pembuatan panduan proses dan alur proses alih media arsip
2. Pembuatan ketentuan media yang digunakan
3. Pembuatan panduan pengelolaan data alih media arsip

• Panduan format atau form dokumen yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip
• Panduan hak akses arsip

1. Pembuatan ketentuan hak akses terhadap arsip untuk menjaga keamanan informasi yang terdapat dalam arsip