Masalah merupakan suatu hal yang lumrah muncul dalam berbagai perusahaan, institusi, lembaga, ataupun organisasi bisnis. Agar organisasi dapat bertumbuh kembang untuk mencapai hasil yang diinginkan, maka dari itu sebagai pengelola organisasi harus bisa menyelesaikan berbagai permasalahan dari akarnya.
Berdasarkan standar internasional, permasalahan konteks organisasi diatur dalam ISO 9001:2015 klausa / pasal 4. Adapun pasal 4 terdiri dari 4 ayat, yaitu
- Organisasi dan Konteksnya : Membahas isu-isu eksternal & internal organisasi.
- Kebutuhan dan Ekspektasi dari Pihak yang Berkepentingan: Memenuhi persyaratan dari pihak yang berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu.
- Lingkup Sistem Manajemen : Menentukan batas-batas dan penerapan sistem.
- Sistem Manajemen Mutu : Menyusun peta proses bisnis.
Setidaknya isu permasalahan organisasi dapat diklasifikasikan menjadi 2 kategori (internal dan eksternal) dan 2 faktor (positif dan negatif)
- Isu Internal
Isu ini mencakup hal-hal yang berada dalam kendali organisasi. Contohnya seperti: value perusahaan (kebiasaan/style), kinerja organisasi (keuangan, produksi), faktor sumberdaya (sarana, kantor, pabrik, utility), faktor manusia, faktor operasional, faktor pengelolaan.
- Isu Eksternal
Isu ini mencakup hal-hal yang berada di luar kendali organisasi. Contohnya seperti: faktor ekonomi makro, faktor sosial, faktor politik, faktor teknologi, hukum dan perundangan, persaingan, kesehatan/pandemi.
Klasifikasi isu internal dan eksternal ini dapat dilakukan juga dengan pendekatan analisis SWOT. Yang mana isu internal yang dapat diklasifikasikan menjadi kekuatan dan kelemahan. Isu eksternal dapat diklasifikasikan menjadi peluang dan hambatan.
Terdapat 4 komponen analisis SWOT
- Kekuatan : karaker pada organisasi yang memberikan keuntungan dibandingkan lainnya
- Kelemahan : Karakter pada organisasi yang memberikan kekurangan dibandingkan lainnya
- Peluang : Elemen pada lingkungan yang menjadikan organisasi mampu mengembangkan kekuatannya
- Hambatan : Elemen pada lingkungan yang dapat memberikan masalah pada organisasi
Organisasi harus menentukan kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan agar mampu mengembangkan mutu organisasinya.
Tabel 1. Kebutuhan & Harapan Pihak Berkepentingan
Organisasi juga harus menentukan ruang lingkup manajemen sistem untuk menjelaskan jenis produk layanan, lokasi dan aplikasi sistem manajemen mutunya.
Sebagai contoh:
- Penerapan di PT MK untuk produk jasa pelatihan dan konsultansi manajemen beralamat di Bogor di setiap lokasi pelatihan dan konsultansi
- PT Restoran X untuk produk menu western hanya di outlet Depok
- PT ABC menerapkan ISO 9001 : 2015 pada produk X beralamat di Jakarta. Persayaratan yang tidak diterapkan adalah pasal 8.3 karena tidak melakukan desain & pengembangan
Organisasi juga harus menyusun dan menetapkan proses bisnisnya. Mulai dari konsumen sampai dengan menghasilkan profit.
Berminat mengikuti pelatihan ISO 9001:2015 terkait konteks organisasi?? Cari tau ke sini