Audit Internal

Internal Audit

(Audit Internal)

Gambar 1. Dokumentasi Audit Internal PT SJIO oleh MK Academy

Apa tujuan audit?
-> Audit merupakan siklus check (pasal 9.2) dari PDCA
-> Audit digunakan untuk menerapkan peningkatan berkelanjutan

Mengapa audit?
1. Utk mengevaluasi penerapan ISO 9001
2. Perbaikan berkelanjutan
3. Pengambilan langkah tepat
4. Mencegah kesalahan
5. Sebagai persyaratan sertifikasi atau akreditasi

Definisi dan Istilah dalam Audit

• Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan- ketentuan lain yang telah ditetapkan
• Potensi Ketidaksesuaian adalah potensi tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan
• Koreksi adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
• Tindakan Korektif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
• Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.
• Audit adalah pengujian sistematis yang bersifat mandiri untuk menetapkan apakah penerapan Sistem Manajemen Integrasi secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
• Auditor adalah orang yang berkualifikasi menjalankan audit.
• Ketua Tim Audit/Lead Auditor adalah anggota tim audit yang ditunjuk sebagai ketua.
• Bukti Objektif adalah informasi yang dapat dibuktikan kebenarannya, berdasarkan fakta yang diperoleh melalui observasi, pengakuan, tes atau cara lain yang ditetapkan.
• Auditee adalah pejabat/karyawan yang bertanggung jawab atas area fungsi/bagian yang diaudit

Bagaimana Tahapan audit?

1. Persiapan Audit

• Komunikasi sebelum audit dilaksanakan

Saat permohonan pelaksanaan audit diterima oleh Lembaga Penilaian Kesesuaian, dalam hal ini Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen, selanjutnya (LSSM). Pihak manajemen LSSM mengadakan komunikasi lebih lanjut dengan pihak pemohon melalui surat, telepon, email, atau kunjungan Pra-Audit, jika dianggap perlu.

•  Audit dokumen (desktop audit)

Sebelum audit lapangan, biasanya dilakukan audit dokumen terlebih dulu. Hal ini diperlukan untuk memastikan kesesuaian dengan standar, membantu melaksanakan audit berdasarkan proses dengan mengidentifikasi proses bisnis, interface dan jejak audit, sistem pengukuran dan kendali. Selain itu audit dokumen atau yang biasa disebut dengan desktop audit bertujuan untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial, membantu dalam membuat perencanaan audit dan daftar periksa (checklist) serta dapat menghemat waktu audit. Audit dokumen ini juga merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 9001

• Persiapan dan perencanaan audit

Rencana audit (audit plan) adalah hasil pengamatan, analisa dan perencanaan yang lebih rinci dari Program Audit. Walaupun audit plan tidak diwajibkan oleh ISO 9001, tetapi akan lebih baik bagi auditor untuk mempersiapkan audit plan karena di dalam perencanaan itu akan didefinisikan tugas dab tanggung jawab peserta autdit beserta jadwal kegiatannya, memastikan bahwa audit dilakukan pada orang yang tepat dan disaat yang tepat.

• Kesepakatan audit

Setelah semua persiapan audit selesai, maka ketua tim audit bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan pada perusahaan tentang rencana waktu pelaksanaan audit, jadwal rinci kegiatan audit, biaya audit yang harus dilunasi auditee sebelum pelaksanaan audit dilakukan serta kesepakatan tentang transportasi, akomodasi dan konsumsi selama kegiatan audit berlangsung.

2. Pelaksanaan Audit
   • Rapat pembukaan (opening meeting)

Rapat pembukaan hendaknya dihadiri oleh seluruh personel kunci yang nantinya akan diaudit. Rapat pembukaan sangat penting dilakukan untuk membantu efektivits pelaksanaan audit. Dalam rapat pembukaan ini, Ketua Tim Audit memperkenalkan dirinya, memperkenalkan seluruh anggota tim audit, memberi tahu agenda audit kepada seluruh auditee sesuai yang telah dikirmkan bersamaan dengan pemberitahuan waktu pelaksanaan audit sebelumnya, menjelaskan rencana audit, menjelaskan harapannya, dan membuka forum tany6a jawab untuk auditee, serta meminta kerjasama dengan auditee.

1. • Tinjauan lapangan (tour of site)

Tinjauan lapangan sangat berguna bagi auditor yang belum pernah mengunjungi lokasi audit sebelumnya. Hal ini memberikan gambaran awal aktivitas dan fasilitas yang ada di tempat audit. Saat melakukan tinjauan lapangan auditor mempunyai  peluang untuk mengidentifikasi area yang berpotensi masalah, bagi rencana audit maupun operasional Sistem Manajemen Terdokumentasi.

1. • Audit berdasarkan proses

Seorang auditor hendaknya meninggalkan cara audit lama yang kuno, dimana seorang auditor biasanya memeriksa bahwa setiap persyaratan ISO 9001 sudah dilaksanakan berdasarkan dokumen yang ada. Audit yang baik adalah audit yang tidak mencari-cari kesalahan, memerhatikan poin-poin positif. Tepat waktu dapat melaksanakan seluruh tugas, menghindari perdebatan, mengaudit berdasarkan spesifikasi, menghargai kerahasiaan di semua tingkatan, mengaudit sistem bukan individu, peka terhadap kebiasaan setempat, mematuhi aturan / regulasi auditee dan mengaudit dari prosesnya.

1. • Rapat tim auditor

Sebelum rapat penutupan, tim auditor melaksanakan rapat tim (team review) terlebih dulu yang hanya boleh dihadiri oleh anggota tim dan bertujuan utama untuk saling menukar informasi, mengonfirmasikan semua temuan ketidaksesuaian yang diperoleh saat audit dilaksanakan, serta menentukan kategori temuan ketidaksesuaian tersebut.

1. • Rapat umpan balik klien

Rapat umpan balik klien boleh dilakukan apabila audit dilaksanakan lebih dari 1 hari. Dalam rapat umpat balik klien auditor hendaknya memberikan informasi kepada organisasi mengenao ketidaksesuaian, perkembangan audit sesuai dengan rencana audit, area yang berpotensi masalah, kendala teknis yang dihadapi dan informasi lain yang dihadapi.

• • Rapat penutupan

Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit. Peserta yang hadir perlu dalam rapat penutup ini antara lain pihak manjerial perusahaan, auditee bersangkutan, dan dapat dihadiri rekanan audit atau pihak lain.

3. Pelaporan

Laporan audit merupakan tanggung jawab dari ketua tim auditor. Laporan audit harus lengkap, teliti. Laporan audit hendaknya diselesaikan sesuai waktu yang disepakati dan apabila tidak memungkinkan hendaknya dikomunikasikan dengan tim audit untuk menyepakati kembali tanggal penerbitan laporan audit.

4. Penyelesaian audit

Audit dinyatakan selesai apabila semua langkah yang ditentukan dalam rencana audit sebelumnya telah dilaksanakan dan laporan audit telah didistribusikan.

Penyampaian tindakan perbaikan biasanya merupakan bagian dari rencana audit. Rencana tindakan perbaikan harus disampaikan kepada auditor sesuai dengan waktu yang disepakati kedua belah pihak saat rapat penutupan.

5. Pelaksanaan tindak lanjut audit

Tindak lanjut audit tidak dianggap bagian dari audit, tetapo merupakan kebutuhan perusahaan dalam pelaksanaan tindakan koreksi, tindakan pencegahan dan perbaikan, serta peningkatan berkelanjutan.

 

Jenis-Jenis Audit?

1. Audit pihak kesatu : Dilakukan dari pihak internal / luar perusahaan untuk kepentingan internal
2. Audit pihak kedua : Dilakukan oleh pihak yang mempunyai kepentingan terhadap pihak yang diaudit (misal pelanggan, pemberi kerja, pihak prinsiple, konsultan)
3. Audit pihak ketiga : Dilakukan oleh badan independen (Badan/lembaga Sertifikasi). Misal: BC, SGS, TUV

Apa Saja Syarat Proses Audit ?

• Independen
  Tidak mengaudit diri sendiri
•  Sistematis
  Direncanakan, tidak dadakan
• Terdokumentasi
  Ada catatannya

Perusahaan harus memiliki standar mutu produknya seperti ukuran sterin, olein,

> Jobdesk tiap pihak saat audit

1. Top manajemen/dirut: yg memeri mandat kpd auditor
2. Auditor: buat daftar periksa, pelaksanaan audit, laporan audit, verifikasi tindak lanjut
3. Auditee (yg diaudit): beri info (data rekaman dsb)