(10 Faktor Kesalahan ISO 9001)
Belakangan ini perusahaan nasional dalam berbagai sektor industri baik negeri maupun swasta telah mengadopsi standar internasional sistem manajemen mutu ISO 9001. Ada berbagai motif perusahaan yang mengadopsi standar tersebut. Ada yang bermotif terikat persyaratan pelanggan, ada juga yang bermotif mengantisipasi era perdagangan.
Berikut ialah 7 faktor faktor yang dapat menyebabkan kesalahan dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001
- ISO Dianggap Menyelesaikan Masalah Tanpa Membangun Budaya Mutu
Membangun mutu tidak cukup hanya membuat aturan hitam di atas putih. Karena mutu tidak terletak di atas kertas, manual, prosedur, ataupun instruksi kerja. Mutu ada pada manusia. Mutu ada pada pemikiran, emosi, dan sikap serta kepribadian seluruh personil perushaaan. Semua bertanggung jawab dan memiliki peran penting mewujudkan sesuai dengan komitmen mutu.
Sikap ialah landasan paling fundamental dalam mewujudkan komitmen mutu. Sikap ialah kecenderungan perilaku manusia. Sikap pertama dan utama yang harus dikembangkan ialah tanggung jawab. Sikap tanggung jawab dibangun melalui pembinaan, pengondisian, keterikatan sistem, dan penerapan dengan supervisi serta keteladanan pimpinan. Bila perilaku tersebut dipraktekan secara konsisten dan konsekuen maka akan menjadi suatu kebiasaan. Bila telah menjadi kebiasaan maka menjadi karakter yang melekat pada setiap individu dan akhirnya karakter organisasi. - Auditor Internal Kurang Kompeten
Auditor ialah katalisator yaitu agen perubahan dan pemacu perubahan. Melalui hasil pemeriksaan dan penilaian auditor sebagai mitra kerja – bukan polisi – yang disampaikan kepada auditee diharapkan bisa memicu adanya perbaikan. Idealnya auditor bukan sekadar mencari-cari kesalahan akan tetapi mencari potensi perbaikan secara berkelanjutan.
Dalam kenyataannya di beberapa perusahaan, fungsi audit internal merupakan titik lemah. Auditor tidak memahami perannya atau tidak mampu memainkan perannya. Fungsi audit diadakan sekadar untuk memenuhi persyaratan normatif. Auditor hanya menjadi pelengkap penderita. Karena ditunjuk, maka terpaksa melakukan audit sekadar memenuhi tanggung jawab. Yang penting audit sudah dilaksanakan. Auditor hanya mampu mengangkat temuan-temuan sepele yang kurang berbobot. - Terlalu Berharap Lebih kepada Auditor Eksternal
Idealnya auditor internal memainkan peran lebih penting dari audit eksternal. Hal ini dikarenakan secara logika auditor internal lebih memahami permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan sebab terlibatg langsung dalam proses bisnis. Kecil kemungkinan auditor eksternal memberikan kontribusi nilai signifikan melalui audit 6 bulan sekali padahal auditor internalnya sendiri kurang mendalami proses bisnisnya. Tugas auditor eksternal hanyalah sebatas menilai dalam lingkup tanggung jawab dan kewenangan mereka sebagai badan sertifikasi. Mereka yang mengeluarkan sertifikat untuk perusahaan yang telah mereka nilai memenuhi persyaratan. Kalaupun ada auditor yang menyampaikan informasi lebih itu hanya insidentil.
Jadi jangan menaruh harapan berlebih terhadap badan sertifikasi untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Tanggung jawab untuk memajukan perusahaan bukanlah urusan badan sertifikasi. Concern utama mereka ialah mencari keuntungan. Bila dalam pemeriksaan mereka menemukan adanya ketidaksesuaian maka tugas mereka ialah hanya menyampaikan kepada perusahaan agar segera dapat diperbaiki atau ditindaklanjuti. - Tinjauan Manajemen Kurang Dihadiri Personil yang Berkapasitas
Tinjauan manajemen disyaratkan mencakup pembahasan tentang perubahan dan perbaikan sistem kebijakan dan sasaran mutu.
Adapun tinjauan manajemen minimal mencakup antara lain:- Hasil audit
- Umpan balik pelanggan
- Kinerja proses dan produk
- Status tindakan koreksi dan pencegahan
- Tindak lanjut evaluasi sebelumnya
- Perubahan serta usulan perbaikan
Hasil tinjauan manajemen diperuntukkan:
- Meningkatkan efektivitas dan proses
- Memperbaiki persyaratan produk dan pelanggan
- Menentukan sumberdaya yang diperlukan
- Sertifikat Hanya Dijadikan Tujuan Akhir
Tidak ada kejelasan mengenai tujuan atau motif mengadopsi ISO menjadikan sulit menerapkan keberhasilan penerapannya. Keberhasilan tidak sekadar diukur dengan memperoleh sertifikat. Sertifikat seharusnya dipandang sebagai langkah awal memasuki era sistem manajemen mutu standar internasional. Perjalanan perusahaan menerapkan ISO amat panjang dan tak berujung, karena konsepsi mutu yang benar bukanlah sekadar mencapai kesempurnaan tetapi continuous improvement.
Mutu ialah upaya menjadi lebih baik mengikuti dinanmika pasar dan persepsi pelanggan. Tuntutan pasar dan persepsi pelanggan sifatnya tidak statis tetapi terus berubah secara dinamis sejalan dengan berbagai perubahan yang terjadi. Karenanya ISO 9001 harus dilihat dalam perspektif perubahan dinamis dan berjangka panjang. - Wakil Manajemen Hanya Bersifat Simbolik
Dalam mengemban tugas dan tanggungg jawabnya, di samping memerlukan berbagai disiplin ilmu seperti pengetahuan manajemen, mutu, bisnis, komunikasi, ia juga memerlukan karakter pribadi yang kuat, minimal ia mampu menjalin kerjasama dengan semua pihak untuk mengkoordinasikan sistem secara lintas fungsi, pro aktif, antusiastik, memiliki kecerdasan emosional yang baik, bisa dijadikan panutan, di samping tentu saja harus memiliki kewenangan yang cukup.
Adapun berikut ialah peran wakil manajemen menurut standar ISO 9001- Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015.
- Memastikan bahwa setiap proses menghasilkan output yang diinginkan.
- Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan peluang untuk perbaikan, kepada Manajemen Puncak;
- Memastikan promosi tentang tindakan berbasis risiko dan fokus pelanggan di seluruh organisasi.
- Memastikan bahwa integritas Sistem Manajemen Mutu dipelihara, direncanakan dan diimplementasikan.
- Top Manajemen Melepaskan Tanggung Jawab Sistem Manajemen Mutu
Menjalankan sistem manajemen mutu memerlukan komitmen top management. Komitmen tidak bisa didelegasikan. Komitmen ialah sikap supportive yang melekat pada diri pimpinan yang mengenandung 2 unsur pokok yaitu konsistensi dan konsekuensi.
Sesuai persyaratan standar ISO 9001 perusahaan harus membuktikan komitmennya untuk mengembangkan sistem manajemen mutu, melakukan perbaikan terus menerus, mengkomunikasikan kepada karyawan tentang pentingnya kepuasan pelanggan dan ketaatan terhadap persyaratan, menetapkan kebijakan mutu, melakukan tinjauan manajemen dan menyediakan sumberdaya.
Sejak tahap persiapan pimpinan puncak sudah harus memainkan perannya. Walaupun perusahaan menyewa tenaga konsultan sekalipun tetap saja diperlukan keterlibatan top management. Keputusan mengenai substansi sistem tidak bisa diserahkan kepada siapapun apalagi kepada personil yang tidak memeiliki kapasitas untuk itu. Ibarat anak buah kapal yang mengetahui arah hanya dari kaptennya.
Top management juga harus terlibat dalam tahap evaluasi untuk memeberikan disposisi atau laporan yang diterima. Laporan harus menggambarkan kondisi dan kinerja yang objektif oleh wakil manajemen.
Demikianlah kesalahan-kesalahan umum yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001. Kesalahan merupakan hal yang wajar. Yang tidak wajar ialah kesalahan yang telah diketahui dan merugikan perusahaan tidak segera dikoreksi. Tidak ada kata terlambat untuk melakukan perbaikan. Better late than never. Segeralah melakukan perbaikan sebelum terjadi kerugian yang lebih besar lagi.